Leiam abaixo as percepções do grupo sobre as funções do software ALEPH (conforme apresentado pelo seu representante em 27/05, na aula de automação e informação).
O software se destaca por ter em seu sistema, componentes de customização os quais são parametrizados procurando a atender as exigências da instituição que possuí-lo, em relação ao tamanho da unidade, por exemplo. Seus fluxos de trabalho são amigáveis com a interface gráfica, proporcionando uma maior interação ente o usuário e o sistema. Outro destaque são as ferramentas de WEB OPAC, que serve como um portal ao sistema ALEPH 500 para os usuários, com a interface Web que se tenha acesso às informações do acervo da biblioteca em qualquer local a qualquer momento.
Dessa maneira os usuários podem localizar acervos, ate mesmo os que estão em outras instituições, verificar as transações registradas em seu cartão, estando o sistema em momentos de backup ou em emissões de relatórios realizados pela biblioteca. Outra ferramenta do Aleph é o modulo de catalogação, o qual integra esta função com as demais disponíveis no sistema. Essa integração ocorre porque todos os dados são armazenados em padrão Unicode e o sistema é compatível com o formato MARC 21 (padrão universal de catalogação). Essa flexibilidade de catalogação permite que a biblioteca utilize planilhas de catalogação de acordo com suas necessidades, gerando assim automaticamente dados bibliográficos.
Destaca-se o módulo de circulação que permite a equipe de funcionários tenham conhecimento sobre: a data e a hora de devolução de materiais, a política de empréstimos da biblioteca e também o calendário de funcionamento da unidade.
Em circulação, pode-se observar o controle de caixa integrado, que exibe as multas e cobranças definidas pela biblioteca, o componente de multimídia (reserva de materiais da biblioteca para uso pré-marcados, a circulação off-line, a qual garante o continuo trabalho mesmo sem sinal de Internet)
O módulo aquisição permite registrar a forma de aquisição, faturas, cobranças de atrasos e recebimento de materiais. Em periódico, permite a equipe de funcionários acesso aos documentos, através de uma serie de índices definidos pela biblioteca, incluindo os acessos por SICI, ISSN, palavras-chaves e títulos.
Além de todas essas ferramentas com varias funções extremamente interessantes, o Aleph é líder de mercado na automação de bibliotecas e centros de pesquisas.
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