O software como investimento estratégico para Unidades de Informação

Como futuros profissionais e enquanto gestores de bibliotecas ou unidades de informação nos caberá a responsabilidade  e a escolha de um software que atenda as necessidades de uma determinada organização ou instituição. 
Dentre os inúmeros softwares disponíveis no mercado é preciso : conhecer suas ferramentas; vantagens e desvantagens; relação custo-benefício; limitações; se há versões mais atualizadas; se acompanham as constantes mudanças ocorridas no mercado. 
Sendo assim, trata-se de uma decisão de caráter administrativo/gerencial, através de um diagnóstico, presente no planejamento estratégico. 
Um bom software deve facilitar os afazeres do bibliotecário, propiciar subsídios para uma gestão de qualidade e ser de fácil utilização e interface agradável para o usuário.

O software e a interface com o usuário

A interface do software biblivre é de fácil navegação e de visual  agradável. O usuário encontra opções ou formas para realizar a sua busca. Em caso de dúvidas , pode  contar com a ajuda das perguntas frequentes ou consultar o manual disponível. Das formas de busca, podemos destacar:
1. A busca bibliográfica (tipo de material), por autor / titulo / assunto da obra / ano de publicação, etc. Através da opção da tecla REPETIR pode-se realizar uma busca mais detalhada ou refinada (uso de E, OU, NÃO).
2. Por vocabulário controlado : uso de termos ou palavras pré-determinadas, no momento que faço minha  busca (pela classe ou assunto; assuntos relacionados; assunto geral ou mais específico). Esta linguagem  é para é utilizada para comunicação entre bibliotecário / sistema / usuário, visando facilitar a recuperação das informações que preciso. 
3. Por autoridades, ou seja, pelo nome / sobrenome de autor (pessoa física), entidades coletivas (pessoa jurídica) e eventos. A organização é feita por ordem alfabética.

O software também permite imprimir a listagem de busca feita pelo usuário, o que proporciona economia de tempo, já que não é preciso copiar as informações das obras consultadas.

Módulo Aquisição : funções disponíveis no software BIBLIVRE

O módulo AQUISIÇÃO (de acesso restrito ao usuário adminstrativo / biblioteca ) permite a realizaçao das seguintes funções:

 1.Selecionar Fornecedores (se já cadastrado, fazer uma busca pelo Nome de fantasia, Razão social ou CNPJ)

2.Cadastrar novos fornecedores. (pode-se ou não salvar os dados ou registros)

3. Permite o cancelamento ou exclusão de fornecedores

4.Permite edição / correção de registro dos fornecedores

5.   Controle de fornecedores.

6.Indicar se o material foi adquirido por compra, permuta ou doação

Definição de DSI

 “A Disseminação Seletiva de Informações (SDI) é um serviço que encaminha, periodicamente, uma relação de informações sobre a temática de interesse dos usuários cadastrados no serviço.” (SOUTO, 2006, p.60).

Administração do software : criação, perfil e tipo de acesso dos usuários

Existem duas categorias de usuário

1. Usuário, no software está identificado como leitor. Este tem seu cadastro feito pelo administrador, com dados pessoais e foto. Sua carteirinha pode ser feita e seu histórico e multas podem ser verificadas.

2. Administrador: tem acesso a todas as ferramentas e módulos do software, pode conceder permissões e acesso a outros leitores cadastrados, restringir/limitar ou ainda bloquear usuários.

Os relatórios do software...

O Bilivre apresenta os seguintes tipos de relatórios...

Relatórios de Aquisição:

• Relatórios de Pedidos de Aquisição e de Aquisição efetuados por período.

Sobre os módulos disponíveis no sistema

O software está dividido em módulos e apresenta a seguinte forma/configuração:

Para o usuário (disponíveis 2 módulos)

• Busca: bibliográfica, autoridades, vocabulário (uso de tesauro), distribuída (em outras UI´s internacionais);
• Ajuda: sobre o software, manual e perguntas freqüentes